Accesso del socio di s.r.l. alla documentazione sociale.

La circostanza che il socio di s.r.l che richieda l’accesso alla documentazione sociale ex art. 2476, comma secondo, c.c. sia stato in precedenza amministratore non vale a giustificare un diniego da parte della società, né a limitare l’accesso alla sola documentazione attinente il periodo successivo alla cessazione della carica.

Il diritto di accesso alla documentazione sociale del socio di s.r.l. ricomprende anche il diritto di estrarre copia di tutti i documenti consultati, sebbene a proprie spese e senza pregiudizio per la funzionalità dell’attività gestoria, né per la riservatezza della documentazione.

Deve riconoscersi l’esistenza di restrizioni in ordine ai diritti di controllo del socio in omaggio al principio generale di buona fede e di correttezza e sono pertanto da considerare illegittimi comportamenti che in concreto risultino rivolti a fini diversi da quelli strettamente informativi. Il socio deve, pertanto, astenersi da una ingerenza nell’attività degli amministratori per finalità di turbativa dell’operato di questi ultimi con la richiesta di informazioni, di cui il socio non abbia effettivamente necessità, al solo scopo di ostacolare l’attività sociale. In tale ultimo caso, il rifiuto opposto dagli amministratori alle richieste del socio deve ritenersi legittimo.

Ove l’esercizio dei diritti di controllo da parte del socio, sia esercitato con modalità tali da contrastare con l’interesse sociale, oltre che contrariamente a buona fede, sussiste un vero e proprio obbligo degli amministratori di rifiutare informazioni sociali riservate, la cui inosservanza potrebbe dar luogo a responsabilità degli amministratori stessi per le conseguenze dannose – fra l’altro – dell’indebito uso delle informazioni da parte del socio. Il socio di s.r.l., già amministratore, contro il quale sia stata proposta azione sociale di responsabilità non perde per ciò stesso la legittimazione all’esercizio del diritto di accesso alla documentazione sociale, occorrendo valutare caso per caso se l’accesso stesso possa provocare un ingiustificato pregiudizio all’ente.

Poiché il socio non può preventivamente sapere quale specifica documentazione sociale possa o debba essere richiesta, il diritto di accesso alla documentazione sociale deve essere declinato nel modo più ampio possibile; quindi deve essere consentito al socio l’accesso, con possibilità di estrarne copia a proprie spese, a tutta la documentazione sociale, nessuna esclusa, così da doversi ricomprendere – ma l’elenco non è esaustivo – il libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee e delle decisioni dei soci, il libro delle adunanze e delle deliberazioni dell’organo amministrativo, il libro inventari, il libro giornale, i registri IVA, le dichiarazioni fiscali, le fatture attive e passive, il registro cespiti, gli estratti conto bancari, tutti i contratti in cui sia parte la società, tutti gli atti anche giudiziari notificati a (o da) privati ovvero a (o da) Pubbliche Amministrazioni, il tutto dalla data di costituzione della società fino alla data dell’accesso.

Non può essere la società, attraverso l’invio spontaneo di documentazione, a stabilire cosa debba o possa essere esaminato dal socio.

L’esercizio del diritto di avere dagli amministratori notizie sullo svolgimento degli affari sociali non deve essere di ostacolo all’attività gestoria, né imporre all’organo amministrativo un’attività ulteriore, come sarebbe ad es. quella di fornire un rendiconto frutto di apposita sintesi.

Il diritto del socio di s.r.l. di accedere alla documentazione sociale ricomprende quello di accedere al software gestionale della società. L’esercizio di tale diritto non può però avvenire direttamente ed autonomamente da parte del socio (che non può né deve aver accesso diretto al software gestionale né presso la sede legale o operativa né, a maggior ragione, da un eventuale accesso remoto), ma – previo appuntamento e con modalità tali da evitare pregiudizi all’attività sociale – attraverso il personale della società, a ciò delegato dall’amministratore. Sempre sotto il controllo dell’amministratore deve avvenire il rilascio di copie su supporto informatico, con esclusione di qualsiasi richiesta che non sia limitata ai semplici dati (es. richieste di analisi o valutazione di dati aggregati su flussi di clienti e prenotazioni). Ogni relativa spesa, anche attinente la retribuzione oraria del personale distolto dalle sue abituali funzioni, deve essere posta a carico del socio istante.

Il diritto di accesso alla documentazione sociale del socio di s.r.l. è suscettibile di essere esercitato in via d’urgenza ex art. 700 c.p.c.; a tal fine, occorrerà valutarsi il fumus boni iuris in relazione all’effettiva sussistenza del diritto di accesso stesso (automaticamente presente quando sia dimostrata la qualità di socio non amministratore) ed il periculum in mora come fondato motivo di temere che, durante il tempo occorrente per far valere tale diritto in via ordinaria, questo rimanga all’esito insoddisfatto in quanto minacciato da un pregiudizio imminente ed irreparabile (come può ritenersi accada in presenza di un ingiustificato procrastinarsi di una situazione di incertezza e di sostanziale impossibile libero e completo accesso alla documentazione sociale).